INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

 

  1. CE ÎNSEAMNĂ DATELE CU CARACTER PERSONAL ŞI PRELUCRAREA ACESTORA:

În sensul Regulamentului UE 679/2016:

  • „Date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
  • „Prelucrare” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
  1. CE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRĂM:

Angajaţii/voluntarii vor lua la cunoştinţă codul etic şi de conduită al FRCCF, privind păstrarea confidenţialităţii legate de beneficiari. Aceştia nu vor face publice şi nu vor folosi datele de identificare ale beneficiarilor/clienţilor în afara cadrului organizaţional. În acest sens, vor fi semnate declaraţii de confidenţialitate la întocmirea contractului.

În baza Legii nr. 53/2011, republicată în temeiul art. V din Legea nr. 40/2011 pentru modificarea și completarea Legii nr. 53/2003 Codul Muncii și a HG 500/2011, FRCCF în calitate de angajator, prelucrează următoarele date cu caracter personal necesare încheierii, derulării relațiilor de muncă, încetării acestora și furnizării de informații pentru adeverințele solicitate de către angajat/fost angajat: nume, prenume, CNP, serie și nr. C.I./pașaport, data eliberării, instituția care l-a eliberat, domiciliul, funcția/meseria pe care urmează să o ocupe, adeverințe/diplome de studii, durata muncii, vechimea în muncă/istoricul de muncă, datele cu privire la starea de sănătate, aptitudini, persoanele avute în întreținere, co-asigurați,  alte surse de venit, contul IBAN, medicul de familie, numărul zilelor de concediu de odihnă, salariul.

În baza Legii nr.78/2014 în calitate de beneficiar al activității de voluntariat, prelucrează următoarele date cu caracter personal necesare încheierii, derulării relațiilor de voluntariat, încetării acestora și furnizării de informații pentru certificatele de voluntariat: nume, prenume, CNP, serie și nr. C.I./pașaport, data eliberării, instituția care l-a eliberat, domiciliul, adeverința care atestă că este clinic sănătos, funcția/meseria pe care urmează să o ocupe/activitatea pe care urmează să o desfășoare, aptitudinile, calificarea profesională/studii, durata și intervalul muncii, durata voluntariatului.

  1. ÎN CE SCOP PRELUCRĂM DATELE PERSONALE:

Datele sunt prelucrate prin mijloace automatizate/ manuale, destinate procesului de angajare/selecție și de derulare a relației contractuale şi sunt folosite doar în scopul derulării proiectelor FRCCF, respectiv atestare a acesteia prin adeverințe/certificate de voluntariat.

Persoanele care candidează pentru posturile vacante sunt obligate să furnizeze datele personale (nume, prenume, telefon, email, studii, exepriență profesională), de regulă într-un curiculum vitae, scrisoare de intenție, acestea fiind necesare procesului de selecție și ulterior procesului de angajare. Consecinţa refuzului de a furniza datele cu caracter personal solicitate este imposibilitatea ca FRCCF să îi înscrie în procesul de selecție și anagajare.

Datele personale obținute în cadrul procesului de recrutare sunt șterse după finalizarea procesului de selecție, în cazul în care persoana care a parcurs procesul de recrutare și selecție nu este selectată în vederea angajării. Excepție face cererea expresă a respectivului candidat de păstrare a Cv-ului, exprimată în scris.

Informaţiile despre persoanele fizice care candidează/sunt angajate/voluntari se află, în format fizic, în dosarele personale ţinute la sediul administrativ al fundației, având acces la ele  responsabilul de resurse umane și departamanetul financiar-contabil pentru realizarea, dupăa caz, a statelor de plată, adeverințe, asigurători. Șefii de centre au acces la copii după relația contractuală cu fiecare angajat(a)/voluntar, acestea fiind necesare a fi păstrate la punctul de lucru (centre de zi)  conform OUG nr.53/2017 pentru modificarea și completarea Legii nr. 53/2003 – Codul muncii.

  1. Registrul electronic al salariațiilor (Revisal), în care operează responsabilul/managerului de resurse umane și în baza căruia (la cererea angajatului) furnizează extras (raportul/salariat). Baza de date Revisal este păstrată pe calculator și pe suport extern.
  2. Situl AJOFM http://sso.ajofmcj.ro/oferteb/new (pentru înregistrarea ocupantului poziției vacante anunțate; sunt completate numele și prenumele, CNP, funcția, durata contractului, data înregistrării și data de la/ până la care e ocupat postul).
  3. Condicile de prezență, care se găsesc la sediul fundației și în punctele de lucru.

4. CĂTRE CINE POT FI TRIMISE DATELE CU CARACTER PERSONAL:

Informaţiile înregistrate sunt destinate utilizării de către operator şi sunt comunicate numai următorilor destinatari: Finanțatorilor; conform Legii nr. 250/2013 pentru modificarea si completarea Legii nr. 76/2002, Revisal; HG 500/2011, firme de Medicina Muncii, firme de asigurare, în cazul controalelor: la ITM, Finanțe, Auditului extern.

  1. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ PRIVIND PROTECŢIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Conform Regulamentului UE 679/2016, persoanele fizice au dreptul de a fi informate, de a avea acces la datele personale, de a putea rectifica, de a putea șterge datele personale, de a putea restricționa prelucrarea sau portabilitatea datelor, de a se opune prelucrării automate a datelor. Pentru exercitarea acestor drepturi, angajații/voluntarii pot adresa o cerere scrisă, datată şi semnată, conducerii Fundaţiei Române pentru Copii, Comunitate şi Familie. De asemenea, persoanele fizice au dreptul de a se adresa justiţiei în cazul în care se declară nemulţumite de felul în care au fost prelucrate datele de către operator, sau dacă acesta nu a răspuns solicitărilor acestora.

  1. CÂT TIMP SUNT PRELUCRATE DATELE CU CARACTER PERSONAL DE CĂTRE FRCCF

Datele cu caracter personal vor fi prelucrate pe perioada de valabilitate a contractului. După finalizarea relației contractuale, dosarele vor fi arhivate la sediul administrativ FRCCF, pe o anumită perioadă de timp, în funcție de cerințele legislative și de cerințele finanțatorilor.

  1. SECURITATEA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Documentele electronice sunt salvate periodic pe suporturi electronice: CD/memory stick/hard disk extern, pentru a împiedica pierderea lor în cazul distrugerii intenţionate sau neintenţionate a computerelor pe care se lucrează. Responsabilitatea salvărilor revine managerului de resurse umane, iar securitatea datelor prelucrate electronic firmei contractate pentru servicii de IT. Informațiile electronice şi suportul electronic pe care s-a realizat salvarea de backup vor fi arhivate la sediul administrativ FRCCF, pe o anumită perioadă, în funcție de cerințele legislative și de cerințele finanțatorilor.

La informațiile despre persoanele fizice angajate/voluntari în format fizic sau electronic, pe perioada contractuală are acces managerul de resurse umane. Angajaţii celorlalte departamente ale fundaţiei primesc informaţii legate de angajați/voluntari pentru a-şi realiza sarcinile şi obiectivele lor, păstrând aceleaşi reguli de confidenţialitate. După finalizarea perioadei contractuale, va avea acces la informațiile arhivate doar echipa de management a fundaţie si finanţatorul.

Pentru orice cerere, solicitare de informare sau sesizare cu privire la exercitarea drepturilor dumneavoastra, inclusiv în eventualitatea în care doriți să vă retrageți acordul cu privire la prelucrarea datelor, puteți să ne contactați folosind următoarele metode de comunicare: